1.收集建設過程中產生各類電子文件，通用格式應符合以下規定。
2.電子文件的內容必須真實、準確、完整，且應與相關紙質文件內容一一對應。
3.非通用文件格式的電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將其紙質文件掃描，掃描型電子文件應以TIFF文件為通用格式。
4.在無法獲取紙質文件對應的電子文件的情況下，應掃描該紙質文件，并收集掃描后的圖像文件。
5.應制作三級目錄文件用以區分和檢索電子檔案。第一級為著錄表目錄和單體表目錄，第二級為案卷目錄，第三級為卷內文件級目錄。三級目錄的文件格式宜采用通用的數據庫軟件格式，目錄文件應固定放在存儲介質的根目錄下。
6.目錄的命名和內容應符合下列規定：
1）著錄表目錄文件名應規定為main，每個項目產生一條記錄；
2）單體表目錄文件名應規定為unit，每個單體產生一條記錄，根據建設工程類別的不同，可分別形成建筑工程單體表和市政工程單體表；
3）案卷目錄文件名應規定為file，每個案卷產生一條記錄，每條記錄應注明其所在的項目；
4）卷內目錄文件名應規定為detail，即文件級目錄，每條記錄應注明其所在的項目和案卷。
7.組織電子文件應符合下列規定：
1）電子文件應通過多級文件夾方式組織。第一級文件夾為項目級，以項目名稱的簡稱命名；第二級文件夾為案卷級，以案卷序號命名；第三級為文件實體，不同案卷的電子文件應保存在其所屬的案卷級文件夾中。
2） 整理后的電子文件名稱應由四部分組成，按其標識作用的不同，可分為：案卷序號、分隔符、卷內起始頁號及后綴名。案卷序號應與紙質檔案案卷的流水號保持一致，卷內起始頁號應與紙質檔案的頁號保持一致。具體樣式應符合以下圖示的規定。
